1. JUDUL
MEMPELAJARI
TINGKAT PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PEMBUATAN …
PT ….
2. LATAR BELAKANG
Sejalan dengan laju perkembangan yang terus berkembang di
Indonesia, maka banyak bermunculan perusahaan, baik perusahaan kecil
maupun perusahaan besar. Persediaan dalam suatu perusahaan memiliki
peranan penting dalam menunjang jalannya suatu proses produksi. Apabila
persediaan dalam suatu perusahaan dikelola dengan baik maka proses produksi pun
dapat berjalan dengan lancar. Persediaan
itu sendiri merupakan sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya
terhadap pemenuhan permintaan konsumen. Dalam industri manufaktur persediaan
dapat berupa persediaan bahan baku, bahan pembantu, bahan dalam proses serta
barang jadi. Persediaan bahan baku merupakan
bagian
terbesar dalam penggunaan modal kegiatan produksi suatu perusahaan dan merupakan aktivitas
yang selalu mengalami perubahan setiap saat karena kebutuhan akan permintaan
yang dapat berubah-ubah. Oleh karena itu perusahaan harus dapat mengelola
persediaan bahan baku dengan baik.
Perencanaan
dan pengendalian persediaan yang baik akan sangat membantu perusahaan dalam
memenuhi kebutuhan konsumen. Pengendalian persediaan biasa digunakan perusahaan agar
dapat menjaga kelangsungan proses produksi pada perusahaan tersebut, serta menjaga persediaan produk yang dibuat dapat memberikan keuntungan yang lebih bagi perusahaan. Lebih atau tidaknya persediaan dalam suatu perusahaan dapat mengakibatkan perusahaan harus mengeluarkan ongkos lebih
jika terjadi penumpukkan persediaan pada perusahaan. Sebaliknya,
apabila persediaan terlalu sedikit juga dapat
merugikan perusahaan karena persediaan bahan baku untuk membuat produk tidak mencukupi, yang mengakibatkan proses produksi tidak dapat berjalan dengan baik sehingga perusahaan
tidak dapat memenuhi kebutuhan pesanan dari distributor.
Pengendalian tingkat persediaan harus memperhatikan berbagai aspek yang
berkaitan dengan persediaan agar dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan dan
menekan biaya yang harus dikeluarkan seminimum mungkin.
3. IDENTIFIKASI
MASALAH
Proses produksi sangatlah bergantung pada
ketersediaan bahan baku yang cukup. Kelebihan atau kekurangan bahan baku dapat
menyebabkan biaya yang dikeluarkan perusahaan menjadi besar sehingga kinerja
perusahaan tidak dapat optimal dan keuntungan perusahaan juga tidak optimal.
4. PEMBATASAN MASALAH
Kerja Praktek dan pengambilan data hanya dilakukan di PT … di JL….
Data yang akan diambil hanya pada bagian inventory.
Produk yang diamati pada penulisan ilmiah hanya mengkaji persediaan bahan baku
produk…. Waktu yang dibutuhkan untuk
pengambilan data hanya 1 bulan mulai dari bulan Juli 2016 sampai Agustus 2016.
5. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan
identifikasi masalah diatas, maka penulis merumuskan masalah penulisan ilmiah
ini tentang tingkat persediaan bahan baku pembuatan … pada
PT … termasuk metode
yang sudah ditetapkan yang dilakukan pada PT ….
1.
Apa yang membuat proses produksi tidak
berjalan dengan baik?
2.
Kenapa pengendalian persediaan dapat
mempengaruhi produksi?
3.
Bagaimana cara mengendalikan produksi
agar berjalan dengan baik?
6. TUJUAN
KERJA PRAKTEK
Kerja
praktek mengenai pengendalian tingkat persediaan bahan baku pada PT … memiliki
tujuan yang ingin dicapai. Tujuan pelaksanaan
kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
1.
Mengetahui
pengendalian tingkat persediaan bahan baku… yang
terdapat pada PT ….
2.
Mengetahui
penggunaan metode pengendalian tingkat persediaan bahan
baku yang tepat
agar tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan, sehingga dapat meningkatkan
keuntungan perusahaan.
7. LANDASAN
TEORI
Landasan
teori merupakan literature yang berhubungan dengan permasalahan dan berguna
untuk membantu menyelesaikan permasalahan tersebut. Berikut landasan teori yang
didapat.
7.1 Pengertian Persediaan
Setiap perusahaan,
apakah perusahaan itu perusahaan jasa ataupun perusahaan manufaktur, selalu
memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan
pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan
para pelanggannya.
Manajemen persediaan
berada diantara fungsi manajemen operasi yang paling penting karena persediaan
membutuhkan modal yang sangat besar dan mempengaruhi pengiriman barang kepada
pelanggan.( Roger G. Schroeder, 2004)
Hal ini bisa saja
terjadi, karena tidak selamanya barang-barang atau jasa-jasa tersedia pada
setiap saat, yang berarti pula bahwa pengusaha akan kehilangan kesempatan
memperoleh keuntungan yang seharusnya ia dapatkan. Jadi persediaan sangat
penting untuk setiap perusahaan, baik yang menghasilkan suatu barang maupun
jasa.
Persediaan ini diadakan
apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut terjamin
kelancarannya. Dengan demikian perlu diusahan keuntungan yang diperoleh lebih
besar dari biaya-biaya yang ditimbulkannya.
Persediaan merupakan
sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam
proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta
barang-barang jadi / produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari
konsumen atau langganan setiap waktu.(Freddy Rangkuti, 2000)
pada setiap tahap dari
setiap proses produksi dan pendistribusian barang, persediaan memegang peranan
penting pada perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa bergantung
pada suplier pada setiap operasinya, mulai dari bahan baku
Dengan demikian dapat
disimpulkan bahwa pengertian persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi
barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode
usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan /
proses produksi, ataupun persediaan bahan baku
Pada prinsipnya
persediaan mempermudah atau memperlambat jalannya operasi perusahaan pabrik,
yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang,
serta selanjutnya menyampaikan kepada para pelanggan atau konsumen.
Adapun alasan
diperlukannya persediaan oleh suatu perusahaan pabrik adalah :
a.
Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan
operasi dan untuk memindahkan produk
dari suatu tinggkat proses ketinggkat proses lainnya yang disebut persediaan
dalam proses dan pemindahan.
b.
Alasan organisasi, untuk memungkinkan
suatu unit atau bagian membuat jadwal operasinya secara bebas, tidak tergantung
dari yng lainnya.
(Freddy
Rangkuti, 2000)
Sedangkan
persediaan yang diadakan mulai dari bentuk bahan mentah sampai barang jadi,
antara lain berguna untuk dapat:
a.
Menghilangkan resiko keterlambatan
datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan.
b.
Menghilangkan resiko dari materi yang
dipesan berkualitas tidak baik sehinnga harus dikembalikan.
c.
Untuk mengantisipasi bahan-bahan yang
dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada
dalam pasaran.
d.
Mempertahankan stabilitas operasi
perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi.
e.
Mencapai penggunaan mesin yang optimal.
f.
Memberikan pelayanan kepada pelanggan
dengan sebaik-baiknya dimana keinginan pelanggan pada suatu waktu dapat dipenuhi
dengan memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut.
g.
Membuat pengadaan atau produksi tidak
perlu sesuai dengan penggunaan atau penjualannya.
Persediaan adalah
merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang
secara terus-menerus diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali. Sebagian
besar sumber-sumber perusahaan juga sering dikaitkan di dalam persediaan yang
akan digunakan dalam perusahaan pabrik. Nilai persediaan harus dicatat,
digolong-golongkan menurut janisnya yang kemudian dibuat perincian
masing-masing barangnya dalam suatu periode yang bersangkutan.
7.2 Jenis Persediaan
Dari penjelasan diatas dapat diketahui bahwa persediaan adalah sangat
penting artinya bagi suatu perusahan pabrik karena berfungsi menghubungkan
antara opersi yang berurutan dalam pembuatan suatu barang dan menyampaikannya
kepada konsumen. Hal ini berarti, dengan adanya
persediaan memungkinkan terlaksananya
operasi produksi, karena faktor waktu antara operasi itu dapat
diminimumkan atau dihilangkan sama sekali. Persediaan dapat diminimumkan dengan mengadakan perencanaan produksi yang
lebih baik, serta organisasi bagian produksi yang lebih efisien. Persediaan
yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara yaitu :
A.
Jenis Persediaan Menurut Fungsinya
Persediaan
menurut fungsinya dapat dibagi menjadi
a. Batch Stock / Lot
Size Inventory
Yaitu persediaan yang
diadakan karena pihak perusahaan membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar
dari jumlah yang dibutuhkan saat itu. Jadi dalam hal ini pembelian atau
pembuatan dilakukan untuk jumlah besar,
sedang penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah kecil. Persediaan ini timbul
bila mana bahan atau barang yang dibeli, dikerjakan atau dibuat atau diangkut
dalam jumlah besar (bulk), sehingga
barang-barang diperoleh lebih banyak dan cepat dari pada penggunaan atau
pengeluarannya, dan untuk sementara terciptalah suatu persediaan. Perlu
diketahui adalah relatif lebih menguntungkan apabila dilakukan pembelian dalam
jumlah yang besar, karena adanya kemungkinan untuk mendapatkan potongan harga
pembelian, biaya pengangkutan per unit yang lebih murah dan penghematan dalam
biaya-biaya lainnya yang mungkin diperoleh.
Untuk itu perlu
dibandingkan antara penghematan-penghematan karena mengadakan pembelian secara
besar-besaran dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan
tersebut, seperti biaya sewa gudang, biaya investasi, resiko penyimpanan dan
sebagainya. Jadi keuntungan yang akan diperoleh dari dari adanya Lot Size
Inventory ini antara lain adalah :
1)
Memperoleh potongan harga pada harga
pembelian.
2)
Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economies) karena adanya
operasi atau production run yang
lebih lama.
3)
Adanya penghematan di dalam biaya
angkutan.
b. Fluctuation Stock
Persedian yang diadakan
untuk mengahadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
c. Anticipation Stock
Persediaan yang
diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang dapat diramalkan,
berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi
penggunaan atau penjualan atau permintaan yang meningkat.
B.
Jenis Persediaan Menurut Fisiknya
Persediaan (inventory) ditujukan untuk
mengatisipasi kebutuhan permintaan. Permintaan ini meliputi, persediaan bahan
mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan-bahan
pembantu atau pelengkap, dan komponen-komponen lainnyayang menjadi bagian
keluaran produk perusahaan. Jenis persediaan ini sering disebut dengan istilah
persediaan keluaran produk (product
output)
Setiap jenis persediaan
memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaannya yang berbeda.
Persdiaan menurut bentuk fisiknya dapat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu
:
1.
Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan
barang-barang berwujud, seperti besi, karet mentah, kayu serta
komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi.
2.
Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased part / component), yaitu
persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh
dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu
produk.
3.
Persediaan barang pembantu atau penolong
(supplies), yaitu persediaan
barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan
bagian atau komponen barang jadi.
4.
Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan
barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses
produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu
diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan
barang jadi (finished goods), yaitu
persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik
dan siap untuk dijual atau dikirm kapada pelanggan.
7.3 Fungsi Persediaan
Fungsi
Decoupling Adalah persediaan yang
memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung
pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan
sepenuhnya tergantung pada pengadaanya dalam hal kuantitas dan waktu
pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen
dan proses-proses individual perusahaan terjaga “kebebasannya”. Persediaan
barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari
para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.
Fungsi
Economic Lot Sizing Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan
penghematan-penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan perunit
jadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena perusahaan melakukan
pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya
yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko
dan sebagainya)
Fungsi
Antisipasi Apabila perusahaan
mengahadi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan
berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman.
Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional inventories). Disamping itu,
perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan
permintaan akan barang-barang selama periode tertentu. Dalam hal ini perusahaan
memerlukan persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock / inventories).
7.4 Penyebab
Persediaan
Penyebab timbulnya
persediaan adalah sebagai berikut :
1.
Mekanisme pemenuhan atas permintaan.
Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat dipenuhi seketika bila barang
tersebut tidak tersedia sebelumnya. Untuk menyiapkan barang ini perlu waktu
untuk pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit
dihindarkan.
2.
Keinginan untuk meredam
ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi
akibat : permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu
kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk
dengan produk berikutnya, waktu tenggang yang cenderung tidak pasti karena
banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam
dengan mengadakan persediaan.
Keinginan
melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan
harga di masa mendatang.
7.5 Sistem Persediaan
Sistem persediaan
adalah suatu mekanisme mengenai bagaimana mengelola masukan-masukan yang sehubungan
dengan persediaan menjadi out put, dimana untuk itu diperlukan umpan balik agar
out put memenuhi standar tertentu. Mekanisme sistem ini adalah pembuatan
serangkaian kebijakan yang memonitor tingkat persediaan, menentukan persdiaan
yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan harus
dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianyaproduk jadi,
barang dalam proses, komponen dan bahan baku
Variabel keputusan
dalam pengendalian persediaan dapat
diklasifikasikan kedalam variabel kuantitatif dan variabel kualitatif. Secara
kuantitatif, variabel keputusanpada pengendalian sistem persediaan adalah
sebagai berikut.
1.
Berapa banyak jumlah barang yang akan
dipesan atau dibuat.
2.
Kapan pemesanan atau pembuatan harus
dilakukan.
3.
Berapa jumlah persediaan pengaman.
4.
Bagaimana mengendalian persediaan.
Secara kualitatif,
masalah persediaan berkaitan dengan sistem pengoperasian persedian yang akan
menjamin kelancaran pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut.
1.
Jenis barang apa yang dimiliki
2.
Di mana barang tersebut berada.
3.
Berapa jumlah barang yang sedang
dipesan.
4.
Siapa saja yang menjadi pemasok
masing-masing item.
Secara luas, tujuan
dari sistem persediaan adalah menemukan solusi optimal terhadap seluruh masalah
yang terkait dengan persediaan. Dikaitkan dengan tujuan umum perusahaan, maka
ukuran optimalitas pengendalian persediaan sering kali diukur dengan keuntungan
maksimum yang tercapai. Karena perusahaan memiliki banyak subsistem lain selain
persedian, maka mengukur kontribusi pengendalian persediaan dalam mencapai
total keuntungan bukan hal mudah. Optimalisasi pengendalian persdiaan biasanya
diukur dengan total biaya minimal pada suatu periode tertentu.
7.6 Biaya
Persediaan
Untuk pengambilan
keputusan penentuan besarnya jumlah persedian, biaya-biaya variabel berikut ini
harus dipertimbangkan:
a.
Biaya penyimpanan (Holding Cost atau carriying
cost)
Adalah
biaya yang timbul karena perusahaan menyimpan persediaan dan biasanya terdiri
atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan.
Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah:
o
Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan,
o
Biaya modal (opportunity cost of capital)
o
Biaya keusangan.
o
Biaya penghitungan fisik.
o
Biaya asuransi persediaan.
o
Biaya pajak persediaan.
o
Biaya pencurian, pengrusakan atau
perampokan.
o
Biaya penanganan persedian dan
sebagainya.
b. Biaya
pemesanan atau pembelian (ordering costs atau
procurement costs)
Adalah
biaya yang berhubungan dengan pemasaran dan pengadaan barang atau pembelian
barang. Biaya-biaya ini meliputi :
o
Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi.
o
Upah.
o
Biaya telepon.
o
Pengeluaran surat
o
Biaya pengepakan dan penimbangan.
o
Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan.
o
Biaya pengiriman ke gudang.
o
Biaya utang lancar dan sebagainya.
c. Biaya
kehabisan atau kekurangan bahan (Stock
out cost. atau shortage costs)
Adalah biaya yang
ditimbulkan apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan.
Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut:
o
Kehilangan penjualan
o
Kehilangan langganan.
o
Biaya pemesanan khusus.
o
Biaya ekspedisi.
o
Selisih harga
d. Biaya
penyiapan (manufacturing) atau set-up cost.
Biaya-biaya ini terdiri
dari:
o
Biaya mesin-mesin menganggur.
o
Biaya persiapan tenaga kerja langsung
o
Biaya penjadwalan.
e.
Biaya ekspedisi dan sebagainya.
7.7 Model P
Model P adalah suatu
model persediaan yang variabel
keputusannya adalah periode pemeriksaan persediaan (berapa hari / minggu /
bulan / periode sekali pemeriksaan dilakukan pada persediaan ). Dalam model
ini, jumlah unit yang dipesan akan berubah-ubah tergantung sisa atau jumlah
persediaan saat diperiksa. Jika pada saat diperiksa, jumlah sediaan di gudang
masih banyak, maka dipesan sedikit. Jika sisa persediaan tinggal sedikit,
dipesan dalam jumlah yang besar. Besar kecilnya jumlah pesanan akan
berubah-ubah tergantung sisa, sementara variabel yang ditetapkan adalah jarak
waktu pemeriksaan.
7.8 Model
Q
Dikatakan medel Q
karena variabel keputusan dalam model ini adalah Q ( yang menotasikan kuantitas
) pesanan. Kriteria optimal adalah total biaya persediaan yang minim. Metode
ini diperkenalkan oleh Ford Harris
dari Westinghouse pada tahun 1915. metode ini dikembangkan atas fakta adanya
biaya variabel dan biaya tetap dari proses produksi atau pemesanan barang. Jika
suatu barang dipesan dari pemasok, berapapun jumlah barang yang dipesan, biaya
pemesanan besarnya selalu sama. Artinya, biaya pemesanan tidak tergantung pada
jumlah pemesanan melainkan pada berapa kali jumlah pemesanan. Selain itu ada
biaya yang berubah jika jumlah unit yang diproduksi atau dipesan berubah. Yang
termasuk dalam kategori ini adalah harga barang, biaya penyimpanan, biaya
penanganan, dan lain-lain.
Model yang dikembangkan oleh Ford Harris adalah sebagai berikut
Dimana q0
= Pemesanan Optimal
D = Permintaan Bahan Baku selama setahun
Cs = Biaya Pemesanan per sekali pesan
Cc = Biaya simpan.
7.8.1
Menentukan
jumlah reorder point (ROP)
Reorder adalah titik
pemesanan kembali yaitu batas dari jumlah persediaan yang ada pada saat dimana
pemesanan harus kembali dilakukan. Besarnya penggunaan bahan baku
selama bahan baku
·
Lead
time
·
Tingkat pemakaian rata-rata.
Jadi besarnya
penggunaan bahan baku selama bahan baku baku
|
dimana :
ROP = Titik Pemesanan Kembali
dL = Permintan Kebutuhan Rata-Rata Selama
Lead Time
Z 
= Tingkat Keyakinan
Yang Diinginkan
= Tingkat Keyakinan
Yang Diinginkan
SdL = Standar Deviasi Selama Lead Time
7.8.2 Menentukan ongkos total persediaan
Pada tahap ini akan
dilakukan perhitungan total terhadap ongkos pengendalian persediaan yang telah
diperoleh sebelumnya dengan memperhatikan jumlah pemesanan yang optimal dan
titik pemesanan kembali sehingga diperoleh ongkos total persedian yang optimal
pula. Rumus yang digunakan adalah :
|
Dimana
TC =
Total Cost
q0 = Pemesanan Optimal
Cc =
Ongkos Simpan
D =
Permintaan Bahan Baku
Cs = Ongkos
Pemesanan
8. Daftar Pustaka
Buffa, Elwood S., (2000), Manajemen
Operasi, Bumi Aksara, Jakarta.
Rangkuti, Freddy, (2000), Manajemen
persediaan, Rajawali Pers, Jakarta.
Schroeder, Roger G., (2004), Manajemen
Opreasi, Edisi III, Erlangga, Jakarta.
